De functie 'Vrij document' wordt gebruikt om gegevens uit WinTree te verzamelen en aan te vullen. Hierna kunnen de gegevens afgedrukt, gefaxt of per e-mail verzonden worden.
Het volgende 'Vrij document' kan aangemaakt worden:
- Proforma Facturen
Proforma facturen
Proforma facturen worden gemaakt indien een klant eerst moet betalen alvorens de planten geleverd worden. Na ontvangst van de betaling van de klant kunnen de planten geleverd worden en ontvangt de klant alsnog een 'echte' factuur. Deze factuur kan dan door de klant verrekend worden met de reeds betaalde proforma factuur. Daarnaast kunnen proforma facturen ook gebruikt worden om als grensoverschrijdend document te dienen bij export naar het buitenland.
Vanuit WinTree kunnen proforma facturen gemaakt worden op basis van een geboekte offerte, verkooporder of werkbon. Proforma facturen worden gemaakt door middel van de functie 'Vrij document'
Parameter
Bij deze functie worden de volgende parameters gebruikt:
| Nummer | Omschrijving | Waarde |
| 1902 | Gebruik vrij document bij verkooporders |
0 = Nee 1 = Ja |
| 1903 | Gebruik vrij document bij werkbonnen |
0 = Nee 1 = Ja |
| 1904 | Gebruik vrij document bij offertes |
0 = Nee 1 = Ja |
| 1906 | Bepalen nummer van vrij document vanuit de verkooporders |
Vrij in te geven letter + @-code @1 = verkoopordernummer @2 = eerst opvolgend factuurnummer |
| 1907 | Bepalen nummer van vrij document vanuit de werkbonnen |
Vrij in te geven letter + @-code @1 = werkbonnummer @2 = eerst opvolgend factuurnummer @3 = verkoopordernummer van eerst ingevoerde verkoopregel in de werkbon |
| 1908 | Bepalen nummer van vrij document vanuit de offertes |
Vrij in te geven letter + @-code @1 = offertenummer @2 = eerst opvolgend factuurnummer |
| 1909 | Titel van vrij document vanuit de verkooporders | |
| 1910 | Titel van vrij document vanuit de werkbonnen | |
| 1911 | Titel van vrij document vanuit de offertes |
Instellingen
Via het menu Bestand --> Instellingen dient op het tabblad 'Lijsten' de juiste printer aan het document 'Vrij document - proforma factuur (documentnummer 406) gekoppeld te worden. Hier kunnen ook de afdrukopties van het document ingesteld worden. Het document staat in de groep 'Overige documenten'. De opties zijn gelijk als bij het afdrukken van een offerte. Indien de BTW getoond moet worden op de afdruk, moet dit in de afdrukopties ingesteld worden.
Zie voor meer informatie over de afdrukopties de beschrijving van het menu Instellingen.
Aanmaken proforma factuur
Vanuit een bestaande verkooporder, werkbon of offerte (ingesteld via resp. parameter 1902, 1903 en 1904) kan een 'vrij document' gemaakt worden. Een 'vrij document' wordt tijdelijk opgeslagen als offerte. In deze tijdelijke offerte kunnen regels en extra kosten toegevoegd worden.
Het aanmaken van een 'vrij document' is vanuit alle drie de programma's gelijk. Het kopiëren naar de tijdelijke offerte kan gedaan worden via [Opties]--> Maak proforma factuur (Voorlopig heet deze optie nog "Maak proforma faktuur", mogelijk dat deze optie later gewijzigd zal worden in ‘Vrij document’). Deze button is te vinden op het tabblad 'Orderinfo' (Verkooporder-scherm), 'Werkboninfo' (Werkbonnen-scherm) en 'Offerte info' (Offerte-scherm).
Na het aanklikken van deze optie wordt een pop-upscherm 'Opslaan als vrij document' geopend.
In dit scherm kunnen alle getoonde gegevens nog aangepast worden.
| [Zoek klant] | Als voorkeur is de klant uit de verkooporder, werkbon of offerte geselecteerd. Met deze button kan een andere klant geselecteerd worden. Het vrije document wordt dan op de geselecteerde klant geboekt. |
| Documentnummer | De voorkeurwaarde wordt bepaald door de ingestelde waaarde in de parameters 1906 (verkooporder), 1907 (werkbon) of 1908 (offerte). |
| Referentie | Voer hier een gewenste referentie in. |
| Extra info | Voer hier de extra info in. |
| Valuta | Hier wordt, op basis van de klantgegevens, de valutacode geselecteerd. |
| Leverdatum | De systeemdatum wordt hier als voorkeur geselecteerd. |
| Referentie kop naar regels | De ingevoerde referentie kan hiermee naar alle regels in het vrije document gekopieerd worden. |
| Prijzen herberekenen | Deze optie zal op basis van de koers uit de valuta of, indien gebruikt, op basis van de toeslagen de prijzen herberekenen. |
| Titel document | De titel van het document wordt bepaald op basis van de waarde uit de parameters 1909 (verkooporder), 1910 (werkbon) of 1911 (offerte). |
| Kop/sluit teksten | Selecteer welke kop- en sluitteksten er gebruikt moeten worden. Bij het aanmaken van een 'vrij document' vanuit een verkooporder kan hier gekozen worden tussen de verkooporderteksten en de factuurteksten. Wordt een 'vrij document' gemaakt vanuit een werkbon dan kunnen de verzendlijstteksten en de factuurteksten gekozen worden. Bij het aanmaken van een 'vrij document' vanuit een offerte kan alleen de factuurtekst gekozen worden. |
| Over te nemen regels |
Indien een 'vrij document' gemaakt wordt vanuit een verkooporder is deze optie beschikbaar. Hiermee kan opgegeven worden of de gehele verkooporder naar het 'vrij document' moet gaan. Daarnaast kan door middel van een dropdownlijst ook gekozen worden voor alleen de regels en aantallen die nog niet gefactureerd zijn, de regels met aantallen die al wel gefactureerd zijn of alleen de regels met aantallen die in levering zijn. Bij het maken van een 'vrij document' vanuit een werkbon of offerte is deze optie niet beschikbaar. Dan worden altijd alle regels naar het 'vrij document' gezet. |
| Verkooporder meteen blokkeren |
Zowel de verkooporder als de werkbon en de offerte kunnen naar het verwerken geblokkeerd worden. Plaats hiervoor dan een vinkje in de hiervoor beschikbare checkbox. |
Met behulp van [Verwerk] wordt het 'vrij document' aangemaakt. Automatisch wordt hiervoor een apart scherm geopend.
Op het tabblad 'Regels' worden de regels getoond zoals deze in de verkooporder (of werkbon, of offerte) geboekt zijn. Aan deze regels kunnen nog losse regels toegevoegd worden. Het boeken van extra regels gaat op dezelfde wijze als bij het boeken van offerteregels.
Op het tabblad 'Document-info' staan de gegevens zoals die in het pop-upscherm 'Opslaan als vrij document' zijn ingegeven. Deze gegevens kunnen hier nog gewijzigd worden.
Op het tabblad 'Overig' kunnen extra kosten geboekt worden.
Het gebruik van de overige tabbladen is gelijk als bij het boeken van een 'normale' offerte. Gebruik vanuit het geopende scherm de print-, fax- of e-mailknop in de knoppenbalk om het vrije document uit te voeren. Op dit moment kan alleen een proforma factuur vanuit dit vrije document uitgevoerd worden.
 |
Na het sluiten van het 'Vrij document'-scherm, wordt de tijdelijke offerte uit WinTree verwijderd. Een herafdruk is dus niet mogelijk! |
Toekomstige ontwikkelingen
In de toekomstige ontwikkelinegn van de functie 'Vrij document' zullen ook andere documenten gemaakt kunnen worden. Hierbij kan gedacht worden aan proforma verzendlijsten en eventueel ook vrije etiketten (zoals via plantenlijst van WinTree Plantinfo).